在最早的计划经济时代，档案管理非常严格。员工的档案是个人无法获取的，不能落入自己手中。员工档案原件应由用人单位保管，但当时的用人单位均为国有集体企业。
保留员工档案对公司是有利的，因为我们的员工档案涉及到调薪、晋升、岗位认定、考核评价等各种因素。
后来，随着经济体制改革的不断推进。我国企业类型越来越多，民营、外资等其他经济体纷纷涌现。
因此，似乎有档案保管资格的单位必须保管员工档案。国有、集体企业流出的职工档案，可以由用人单位委托当地公共就业服务机构和人才服务机构代为保管。但为了支持相应机构建设，国家允许相应机构收取档案管理费。最初，国家标准是每月10元到30元之间。
后来，随着参加企业职工养老保险的人数越来越多，相应的钱数也越来越高。财政部和人力资源和社会保障部随后发布通知，要求各地取消档案管理费。各地大部分档案管理费于2016年1月1日取消，相应的管理机构变更为公益性的公共就业服务机构和人才档案管理机构。据说这项惠民措施每年为企业和个人减轻负担100多亿元。
当时为了省钱，一些企业和个人把自己的档案交给个人保管。曾有档案流入私营企业、个体企业和个人手中的案例。
造成这种情况的主要原因是相关档案管理部门没有严格执行规定。《档案管理条例》明确规定，从业人员不得自行保管、携带档案。
一般情况下，相关档案管理部门不会接受员工自己退回的档案，尤其是已经打开的档案。
但是，通常来说，哪个管理机构确实有权审查档案、档案目录和档案要素的真实性，但可以接受，而不会遗漏或修改它们。但事实上，许多档案工作者过于死板，不敢冒这样的风险。因此，会出现员工想保存文件却无法保存的情况。
这种情况下，解决办法一般是找用人单位制作相应的档案目录，用人单位可以盖章后交给档案管理部门。最好是把国企和集体企业交出去，这样才不会出差错。实在不行，那就只能找关系，工作。
