(一)人事档案的收集范围
人事档案是反映个人经历、素质、才能和工作业绩的历史记录。记录个人经历和社会实践活动，反映个人政治面貌、思想素质、业务能力、工作业绩、技术专长、学术水平、奖惩情况等的一切人事材料。属于人事档案的收集范围。根据《干部档案工作条例》(1990年修订)、《干部档案整理工作细则》 (1991年)、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》 (1991年)、《企业职工档案管理工作规定》 (1992年)等相关文件规定，人事档案主要包括以下材料：
(1)各种简历材料。包括：简历(册)、简历、各类人员登记表、个人简历材料、更名材料。
(2)自传和自传材料。
(3)各类鉴定(包括自我鉴定)、检验和评估材料。
(4)学历、学位、学习成绩、培训、专业技术等信息。包括：报名表、考试报名表、毕业报名表、学习(培训完成)成绩表、学历证明材料、选拔留学生考试报名表；专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务绩效考核材料、专业技术职务聘任审批表、专业技术职务(职称)改革晋升审批表；具有较大影响力的发明、科研成果、著作和论文(如国家级报纸上的奖项或出版物)等。
(5)政审材料。包括：审查干部政治史(含党员问题)调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、情况核查说明材料、主要证明材料；筛选和复核结论(意见和决定)、调查报告、答复及相关依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；变更干部的民族、年龄、民族、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见、上级批准及其所依据的证明材料。
(六)参加党组织和其他社会组织的材料。
包括：中国共产党的入党申请书、入党申请书(1 ~ 2份全面系统的)和确认申请书、中国共产党党员登记表、不予登记决定书、组织批准意见及其依据的材料；党员民主评议形成的组织意见或党员登记表、认定不合格党员被开除或除名的主要事实依据材料和组织审批材料、退党材料、取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团的志愿书、申请表、团员登记表和退出材料；与加入民主党派有关的材料。
(7)奖励材料。包括科技和业务奖励、英雄模范先进事迹、各类先进人物登记表、先进模范事迹、奖励、通告等材料。
(8)处理材料。包括：处罚决定书(免于处罚及处理意见)、核查报告、上级批复、本人处罚意见、检查及交代材料；通报批评材料；筛选、审查报告、决定、上级批准和我的意见；法院审判工作形成的判决书等。
(9)聘用、聘任、解聘、聘用、转岗、工资、待遇、出国、退休(休假)、辞职材料、各种代表登记表。
(10)其他可供参考的材料。包括：体检中诊断为残疾的体检表、因工伤残等级认定材料、干部丧葬活动中形成的悼词(生活)、报纸上报道的新闻、讣告、非正常死亡的调查报告及相关情况的遗书等。
以下材料不包括在集合中：
(1)区分后，应当属于文书、诉讼档案和其他档案。
(2)重材料。
(三)应由个人保管的材料，如独生子女证、日记、私人信件、病历等
人事档案的收集渠道人事档案来源广泛,须通过各种途径尽可能收集齐全。不同类型的人事材料有不同的收集渠道：
(1)通过组织、人事、劳资部门收集各种履历、考核、任免、调动、晋升专业技术职称、出国、提干、入党入团、调整工资级别、离退休等方面的材料。
(2)通过各级教育部门收集学历、学位、学衔、学习成绩、在校表现等方面的材料。
(3)通过业务部门和科技管理部门收集业务成绩、技术职务评定、技术发明、成果鉴定材料。
(4)通过纪律检查部门、司法部门、行政检查部门、公安部门收集个人违法乱纪所受的党内外处分、刑事判决书、个人检查以及撤销处分、平反决定等材料。
(5)通过军队有关部门和民政部门,收集曾在部队服役人员的档案材料,地方干部兼任部队职务的审批材料,复员和转业军人的档案材料。
(6)向有关单位和个人收集其他按规定应予归档的人事材料。
(三)人事档案的收集方法
人事档案的形成规律和特点决定了人事档案的收集与其他档案有所不同。例如,人事档案的收集工作主要是在个人所属的主管人事部门进行的人事材料的归档工作,而档案馆只接收已逝世的具有一定级别的领导、著名专家、学者、知名人士、英雄、模范人物的具有永久或长期保存价值的档案。与一个单位的文书档案向档案馆源源不断地移交不同,个人的人事档案向档案馆的移交是一次性的。人事档案没有固定的归档时间,而是由个人活动的具体情况而定的。
1.人事档案应连续不断地进行收集
在个人的生命里程中,一个人出生、成长、读书、就业会产生相关的关于其学历、工作经历、职务职称、考核、奖励(或惩罚)等直接反映其个人自然状况、个人专长和社会地位、社会活动情况、政治信仰等方面的材料。这些材料随着个人的成长和持续的社会活动而不断增加,因此,必须连续不断地对其收集、补充,才能保证人事档案的完整、齐全,反映个人学习、工作、品质和才学的全貌。如对个人新产生的考核材料、新成果、鉴定材料、奖惩与晋升材料的收集和补充,等等。
2.人事档案应根据其来源定向收集
人事档案材料的形成情况比较复杂,有的是在个人活动中形成的,有的是在各部门人事活动中形成的,致使人事档案材料分散在部门和个人手中。应根据个人经历和社会实践活动的实际情况,向经常产生人事档案资料的一定单位和部门实行定向收集。
3.人事档案应根据单位的工作活动规律定时收集
定时收集是按照一定的时间规律定期向有关部门进行收集。各单位的工作活动具有一定的时间规律性,如人事任免、职称评定、表彰先进等工作都有一定的规律,例如,每四年领导班子的换届调整,每年年底的职称评定,在一年中的某些时段如年底、“三八”妇女节、“五一”劳动节、“十一”国庆节等,一般都有总结或表彰活动,这些活动都会产生大量的人事材料。这要求人事档案部门掌握单位的工作活动规律和人事档案的产生特点,及时收集新产生的人事档案材料,要经常了解和掌握形成干部档案材料源的信息,沟通渠道,建立联系制度,不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料。
4.人事档案应根据其形成规律进行追踪收集
人事档案材料不是孤立形成的,一项活动、一次事件,都会产生一系列互有联系的人事档案材料。例如,围绕某次事故的处理,会形成事故调查、复查、取证、对当事人处分决定、当事人检讨和申诉等一系列材料。应根据现有档案或掌握的线索,将一次事件或一项活动中形成的与当事人有关的人事材料收集齐全。
