会议时间过长,PPT材料过多,发言人发言不集中,与会人员参与感不强,每次会议结束都没有解决实际问题等。这些就是很多人不喜欢开会的原因。
然而,召开会议是促进企业发展不可或缺的一部分。那么,有没有提高会议效率的诀窍呢?
答案是肯定的。有一本书介绍了“如何把会议开好”。这本书是令人耳目一新的《 《贝佐斯如何开会》 ,》。看来如何高效的召开会议也是一门学问。
说到杰夫贝索斯,有些人可能不知道他是谁,而说到亚马逊,很多人都知道。亚马逊是世界上最大的网上书店,由贝佐斯创办。
这本书的作者佐藤将之。
,于2000年7月加入日本亚马逊,成为创始会员之一。他围绕贝佐斯进行研究,发现亚马逊发展迅速,保持了高增长,这与其独特的会议方式密切相关。
所以,他说了这个绝招,贡献给了更多的企业和人。
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杰夫贝索斯。
# 01为什么要学习亚马逊的会议方法?
起初,亚马逊以车库为办公场所,但后来很快发展成为大型跨国企业。它的成功一定有一个秘密,其中之一就是会议。
科学的开会方法,成就了亚马逊的飞跃。
很多企业的会议效率都不是很高,要么是不必要的会议频率太高,要么是不必要的参会人员太多,要么是会议时间太长没有任何实际的解决方案。
虽然没有独特的会议模式,即使在亚马逊内部也没有统一的模式,但是他们的会议模式可以给更多的企业带来启发,甚至解决一些问题。
因为,亚马逊的开会方法,是在各种试错的基础上,总结出来的智慧结晶。.
无论你是参加内部会议、与客户的公司会面,还是作为企业家和合作伙伴会面,亚马逊的会议模式和诀窍都值得学习。
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会议的价值不在于“表演”,而在于“讨论”。
# 02在亚马逊,什么会议值得举办?
在亚马逊内部,有四种会议类型,分别是:决策会议、创意发掘会议、信息传达会议和进度管理会议。
不同的是,亚马逊试图成为避免召开信息传达会议,而不是以邮件或一对一面谈的形式来代替.这样既能促进近距离交流,又不受时间地点的限制。
2020年初,整个世界经历了几乎翻天覆地的变化。新冠肺炎给人们的生活方式乃至全球经济活动带来了巨大的影响。
很多不需要出现在原来办公场所的企业,将部分办公工作转移到了线上,在家办公的方式被更多的企业采用。于是,越来越多的企业开始重新审视会议的方式方法。
在按照亚马逊式的开会方法,无用的会议可以被自然淘汰,那些确实不必要或不紧急的会议可以适当取消。
另外三种会议类型,则按照它们各自应该遵循的准则,有效进行,呢。比如在决策会议中,提案人要收集相关信息,做好解释提案的准备,帮助决策者在限定时间内对提案做出明确判断,避免决策会议陷入举棋不定的局面。
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所有会议都要为顾客解决问题。――佐藤将之
# 03面向所有人的会议提示。
作者提到,亚马逊的成功在于遵循了公司内部的一些默认值,而这些值,即亚马逊领导力准则,也是亚马逊会议方法的基本思路。
那么,具体如何实施呢?一是减少会议次数,减少不必要的参会人员,缩短会议时间。
事实上,召开会议的成本是非常高的,过度召开一些不必要的会议,除了增加成本之外,没有任何意义。见面不是目的,而是解决问题。如果只是召集一些人说:这次会议没有什么特别要强调的,那就走吧。
个季度继续加油“。这样的会议实在没有召开的必要。而让无关人员参加会议,有时不但无助于提高会议效率,反而可能打乱节奏,引发无关的讨论,甚至导致会议陷入停滞。因此,要区分出必须到场的和选择性出席的人员。
最后,还有缩短开会的时间。会议的负责人要提前在细节上下足功夫,严格确认会议的目标,并严格把控时间,提高控场能力,防止在切入正题前耗费太长时间。遇到中途偏题时,会议负责人要及时修正,避免讨论陷入混乱。
即便是需要头脑风暴的会议,也要把时间控制在适当的范围内,如果在规定的时间内,没有讨论出结果,也要散会,所有人带着议题回到自己的工作中去完成后续的思考和跟进。
简而言之,就是, 在开会这件事上,做到彻底的节俭。
# 04 写在最后
从毫不起眼的小公司,到世界上首屈一指的成功企业,那些后来发展壮大的企业获得成功的因素很多,每一家也都不尽相同,但一定存在共同点,研究并学习他们的成功之道,为自己所用,相当于站在巨人的肩膀上看世界。
也许你不一定能做到和他们一样成功,但能超越自己就已经很不错了。
这些技巧听着简单,实践起来却有一定难度,不过,这些诀窍非常实用,一旦掌握了精髓,将推动你的企业迅速发展。通过这本书,我们不仅认识到亚马逊的会议诀窍,了解其背后的领导力准则,更了解了亚马逊的理想世界。
愿我们今后参与的会议都精简高效,也愿我们心中的理想世界早些到来。