编辑导语：会议是员工制定工作计划、同步工作进度、配合信息的主要方式。公司会议室周围有很多问题。为了提高员工的会议体验和管理员的管理效率，对会议系统进行了优化。作者将在会议室项目中分享和记录一些设计思想和过程。有兴趣就来看看吧！
#一、前言
会议是员工制定工作计划、同步工作进度、协调信息的主要方式。员工需要快速组织会议，企业需要高效管理会议室。
目前公司内部围绕会议室存在很多问题：会议室资源浪费、线上预约不足、线下会议室闲置等。为了提高员工的会议体验和行政人员的管理效率，设计端联合产品和服务优化了Q3整个会议系统的体验。
本文将分享和记录这个会议室项目中的一些设计思路和流程。
# 2.设计目标的推导
## 1\.有发言权之前先了解业务。
由于产品在企业中的独特性，设计师需要跨团队、跨环节参与其中。在整个环节中，设计师要在每一个环节中挖掘和贡献价值。作为设计师，他不能只是需求的接受者，只有对业务有充分的了解，才能提出合理的建议。否则，没有了业务，设计工作将毫无意义，即无法解决用户的需求，也无法帮助企业提高管理效率。
在这个项目中，我们首先对北京总部两栋楼的线下会议室的实际利用率进行了为期两周的调查。根据调查结果，我们发现会议室的有效利用率较低。室内设计还为会议室进行了一系列有竞争力的产品研究，并与产品团队和行政同学一起聚焦问题，建立项目。
通过多维度采访目标用户。挖掘高管和员工在会议场景中的不同痛点，进行梳理和总结。
## 2\.明确的设计目标
产品方向和修订计划是通过之前的用户访谈和调查分析确定的。我们把提高会议室利用率、拓展会议室信息、提升参会人员体验作为本次修订的核心目标。
#三。设计方案的实施
## 1\.提高会议室利用率。
在明确设计目标后，我们把提高会议室利用率作为重中之重。与旧的会议预订系统相比，我们发现了一个严重的问题。在旧版本中，最小预订时间是半小时。这样的粒度显然会浪费会议室资源。
例如，假设员工A预订了一个会议室。由于各种原因，员工A在会议时间5分钟内没有登录或主动发布。虽然会议室没有实际使用，但系统中的其他用户只能预订员工A接下来半小时的会议开始时间。
这导致在会议室浪费了至少25分钟。这25分钟似乎微不足道，但基于该国庞大的会议室数量，这是不同的。所以在这次改版中，我们把最短预约时间从30分钟缩短到了15分钟。
通过后台数据和访谈，我们发现员工通常预订会议室的时间为120分钟，但实际使用时间不到60分钟，占40%。
有些会议室不是自愿开放的，导致会议室浪费了60分钟。为了更好地解决会议室发布不及时的问题，我们增加了会议室抢占功能。用户可以通过扫描未使用会议室的登录代码进行抢占。另外，会议室预约人可以锁定会议室，锁定的会议室不会被抢占。
## 2\.展开会议室信息
在旧的会议室预订系统中，会议室信息只包含姓名、楼层和人数。
结合之前的用户访谈和反馈，我们扩展了会议室的信息，增加了照片、位置指南、会议室设备等信息。
帮助用户了解更多关于会议中心的细节
## 3\.增强与会者的体验
同时，我们将整合会议预约系统、邮件系统、
日程系统、会议签到系统进行整合和数据打通，通过多维度的连接增加了信息同步和信息触达。避免用户在使用时频繁切换多个系统，有效的提高了工作效率。
用户通过会议预定系统可直接向参会人发送会邀邮件，会议室预定成功后参会人的日程系统也会同步创建这个会议的日程。会议开始前15分钟日历系统会通过Push消息对用户进行有效提醒和通知。
# 四、智能化探索
作为日常工作沟通载体的会议室日趋智能化发展。本次项目中我们也对会议室智能化进行了一系列的行业调研及硬件厂商对接，我们明确了会议室真实使用状态是首要解决的问题。
当我们真正获取了会议室状态后才可以在会议室系统中进行更多可能性的尝试。行业内的解决方案是通过红外设备或是雷达设备进行检测。
最终选择了两家硬件厂商，使用两种类型的设备分别在在公司搭建完成了两间测试会议室。
相信不久的将来通过智能设备与其他会议设备和系统的连接，一定能够给用户带来更优的参会体验，并为组织提升效率、节约成本。
# 五、总结
上线后我们对数据也进行了追踪，北京总部从10月14日上线至今，每周会议室日均预定量涨幅26.2%、主动释放率提高11.7% 、释放后被利用230小时。
抢占功能利用时长平均每周54小时。参会邀请日历创建数增长27%。
整个项目过程中，从前期产品方向的目标到设计链路的梳理；从用户到业务场景的布局。
设计中更多的体现是对整个产品节奏的把控能力。产品改版上线只是开始，下个阶段我们会聚焦在智能化会议室的探索中，继续围绕目标用户为他们提供优质的服务的同时帮助企业带来管理效率的提升。
作者：环铁艺术家；公众号：58UXD
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