个案分析
案例解析
过程――第十期 规划和管理采购
如何做好项目的采购？
陈宇昕
一家科技公司的高级项目经理
多年制造项目管理经验。
前言
前言
众所周知，项目采购是直接关系到项目成本、项目交付质量和项目进度的重要环节。在我参与过的项目中，有时各种采购问题往往导致项目延期、成本高，更严重的是项目可交付成果达不到预期要求，导致项目失败。
实践项目
实际项目
在这里，我给大家分享一个案例，希望能给大家一些启发。当时，我的公司正在筹备开发一款新款打印机.因为我们正处于从生产公司向项目公司转型的过程中，我们缺乏项目管理的经验。正式接手项目后，发现项目范围的定义不够清晰。主要有三个问题：
第一个问题，打印机外观设计上，完全没有考虑客户使用场景及需求，实际上项目组成员并没有工业外观设计的经验，而仅有结构设计经验。
当时老板的想法也很简单。他认为如果他能画画，他就能做模特。他想通过这种方法节省工程成本。第二个问题，在设计打印转轴时，由于未考虑到客户严苛的检验标准
不过以我自己的经验，是用大理石平台来完成检查的。事实上，大理石平台的精度无法满足检验要求。
第三个问题，在给供应商合同时，未能考虑项目资金拨付情况，没有有效的区分供应商
，有些项目费用因延期付款而增加；有些材料提前很长时间到达公司，导致当月资金被占用，而急需的材料需要提前支付。在推进项目的过程中，我们遇到了各种阻力，最终导致第一版样品提交失败。当时，我和我的团队成员立即开会，分析项目中出现这些问题的原因和解决方案。
经过集体分析讨论，我们决定在采购方面做如下调整：针对第一个问题
在外形设计方面，结合项目要求，实地考察了客户的使用场景和环境。因为团队中没有专业的工业设计师，所以决定将这部分工作外包出去。毕竟，专业的人做专业的工作。考虑到时间问题，团队中的结构工程师和造型师被安排一起工作，在完成外部造型的同时设计内部结构。合同方面，因为是第一次和工业解决方案公司合作，需要多次提交样品。与解决方案公司讨论后，我们决定采用固定总价合同。
针对第二个问题,该项目需要增加一些设备来满足关键零部件的检验，从而满足客户对打印机的整体需求；针对第三个问题
，整体梳理供应商，再次与供应商讨论付款方式，考虑项目阶段资金分配，调整付款节奏。
如何做好项目的采购
如何做好项目采购
接下来，让我们回顾一下整个事件。在以上项目中，我们过于自信，没有很好的分析客户需求，没有很好的把握项目资金。那么，为了避免上述案例中的问题，我们其实可以思考几点：
1.项目团队中有哪些资源？包括人力资源和物质资源；
2.对于资源，考虑资源是否适合项目；
3.根据项目情况签订什么样的合同，并分析项目资金情况。
首先，我们需要思考团队内部有什么样的资源，这些资源与客户的需求是否相匹配。
然后分析是否可以在自己的团队内部实现，或者是否需要通过外部采购来实现。在上面的案例中，因为没有分析自己的资源需求，我们找了一个结构设计师来完成工业设计师的工作。其实只要找一个专业的建模团队来补充团队内部资源的不足，就可以根据客户的要求按时交付；
其次，确定下来需要外部采购之后，我们需要签署什么样的合同，这一步对于采购环节来说也是至关重要的。
PMBOK中有各种合同类型和合适应用场景的详细描述。比如上述案例，项目组第一次接触工业设计，无法清晰分析资金使用情况。通过调查研究，明确了工作范围和任务，不再分析对方的工作量，于是固定了价格，最终采用了固定总价合同。
最后，就是分析项目本身的资金计划来采取对应的采购计划，并签订相应的采购合同，保证项目资金的有序支出。
trong>最后，让我们一起来总结回顾下：
做好一个项目采购，首先要梳理自身资源，这个资源包括人力物力是否能完成整个项目，哪些需要外包，渐进明晰。其次对需要采买的物品或工作项目，签订适合的合同，保证项目的顺利进行。最后需要协调采购合同与项目资金的同步性，保证项目资金在可控的范围内。
PMP新考纲中关于规划和管理采购，主要从以下五个方面推进：
（1）定义资源需求和需要
（2）传达资源需求
（3）管理供应商/合同
（4）规划和管理采购策略
（5）制定交付解决方案
