文 | 有余姐
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甘特图是项目管理中最常用的工具之一，也称为条形图和条形图。它显示时间、进度和相互关系(工艺流程的顺序等)。)通过非常直观的进度条显示项目中的每项工作。因为最早提出并使用这个工具的人是亨利劳伦斯甘特，所以以他的名字命名为甘特图。
因为它极其好用，随着通讯的发展，它不仅广泛应用于比较大、复杂的项目中，而且在日常工作中，各种大大小小、一两天内不能马上完成的工作，都可以视为一个项目，所有需要完成的任务都可以拆解出来，形成甘特图。
后来，甘特图成了很多职场人可以使用的工具。
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第一步：将一个项目或一个相对复杂困难的任务拆解成具体的任务，并定义每个任务的开始时间和结束时间。
需要用甘特图安排的工作或项目，周期相对较长，分解任务较多，所以，
制作甘特图之前，必须要先将这项项目或工作具体分为哪几个环节的工作、每个环节又具体有哪些待办事项，而每一个待办事项又分别需要多长时间来弄清楚。
例如，我用我过去工作中使用的一个阅读项目作为例子来说明：
当时公司CEO要求人力资源部买一本他认为对所有经理及以上都特别好的书，并计划一个阅读活动，帮助人们理解和吸收。
通过分析，我们决定请外部书商带领我们一起在线学习，所以整个工作的完成需要以下几个环节和任务：
1、准备阶段：
需要找外部的开卷专家，沟通合作事宜；在内部，需要发出通知，通知所有参与管理人员整个活动安排和计划；因为邀请外部专家需要支付费用，所以也需要提前申请；
2、具体执行阶段：给管理人员送书，督促他们提前阅读，聘请外部拆书专家，由拆书专家带领线上预读，组织线上阅读；
3、收尾阶段：从参与阅读的管理者那里收集意见和反馈，并对整个阅读活动进行宣传和报道。
在梳理完要做的具体任务后，大致评估一下每项任务需要多长时间，必须先做什么，能在多大程度上与其他任务衔接。
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第二步：根据每个具体任务及其开始时间和结束时间，在excel表格上绘制。
Excel有一个特殊的甘特图模板，可以直接选择，然后根据模板直接改成自己的内容。
但是即使标记为“敏捷甘特图”，它也相对复杂，对于不那么麻烦的项目和工作，完全可以自己简单绘制，更省时省力。.
例如，根据我前面提到的阅读和分享工作，绘制甘特图如下：
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第三步：根据甘特图的进度安排，每日跟进工作进度，并在对应日期下标注
甘特图最重要的功能和作用，就是确保项目里的每一项工作任务都在有序推进，因此，每一天跟进各项工作进度并在甘特图上标准，也是甘特图制作的一部分。
我们仍然以上面第一步、第二步的甘特图为例，假如第一个月到了5号，来检查各项工作的进度，我们发现方案的沟通确认、邮件文案的撰写和设计、与拆书家的沟通确认都按计划完成，但拆书方案的申请流程还未完成，那么我们需要在甘特图上对完成进度进行标准：
其中，按时完成的用绿色表示，未能按时完成而延迟了的，用红色标注：
每一天通过这样的跟进，就能够在甘特图上一目了然工作进度，对于出现了问题的，也就会成为下一个工作日的工作重点。
> 我是有余姐，10多年上市公司HR，专注分享求职面试、职业发展实用干货，关注@游刃职场有余姐，一起成长为更具选择权的职场人。
