老年人生活和健康档案管理制度
目的
为规范公司档案管理，保证档案的完整性和保密性，理顺工作程序，明确工作职责，防止数据丢失，特制定本制度。
适用范围
本标准规定了适用范围:责任部门和归档制度的档案管理、档案保管制度、档案借阅制度等。
责任部门
各医院档案工作实行二级管理，一级是指公司办公室的全面管理；二级管理是指各医院、科室的档案管理。
综合办公室档案员负责公司所有档案的统一收集和管理，各医院、科室档案员负责各医院、科室档案的使用和管理。
档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真保管和利用档案，充分发挥档案的作用。
综合管理部档案员有责任每年对二级档案管理情况进行一次监督检查。
归档制度
所有反映公司战略发展、生产经营、工程建设等活动，并具有参考价值的文件和资料，均属于备案范围。
归档范围内的所有文件资料由公司集中统一管理，任何个人不得擅自保管。
归档的文件和资料原则上必须是原件。用于审批的原件不能归档或由相关部门保存，综合部保存复印件。
公司业务活动中收到的所有文件和信件，应在承接后及时归档；以公司名义发布的文件和信件应保存在手稿和文本中，以备将来参考。
财政部门应当保存经营活动中涉及的财税信息原件；对于人事信息，原件由人力资源部保存；工程建设和招标信息由办公室统一保存；老人的信息由护理部保管。
公司签署的经济应保留两份原件，一份给办公室，一份给财务部。特殊情况下，只有一份原件时(长辈签的合同)，办公室会保留原件。
备案范围内的其他材料由代理人整理后与相关材料一并移交办公室经理。需要使用的部门可以复印或复印，归档范围以外的由各部门保管。
第五 档案保管制度
公司综合管理部设置专门的档案柜存放文件，各部门根据保存的文件数量设置档案柜存放文件，并满足防火、防潮、防虫等安全条件。
归档材料应进行登记，并编制归档目录。
档案员要科学编制分类，并按分类编制分类目录；根据需要，编制专题目录，完善检索工具，方便检索。
档案要分类、装订成册，有条不紊地保存，重点明确，科学保管。
库存必须与图片和账户一致。
档案工作者要熟悉自己管理的档案，了解用户需求，掌握利用规律。
根据相关规定和公司的实际情况，确定文件的保存期限，每年年底进行整理和剔除。
确定销毁的档案由档案员销毁，由档案员编制销毁清单，经公司及相关人员共同审核批准后销毁。档案销毁清单应由档案管理员永久保存。
严格遵守档案安全保密制度，做好档案丢失保护工作。
公司所有员工离职前必须做好资料交接工作，然后才能办理交接手续。
第六 档案借阅制度
档案是公司机密，未经允许不得外借或传阅。未经公司批准，单位外人员不得借用。
借阅档案必须得到项目经理的批准
出借档案时，应在出借档案的位置放置替换卡，注明卷号、出借时间、出借单位或借款人，以便查阅和还款。
档案借阅者必须妥善保管档案，不得随意外借或复制、拆封、损毁文件，并保证档案归还时完好无损；否则，要追究当事人的责任。
出借的档案资料因保管不善丢失的，应当及时追查，并由主管部门及时处理。
重要、机密文件不准外借；必须借用的必须经主管院长批准；那些必须借的东西必须得到总经理的批准。
