一、会议主持人话语的特点
(a)附属地位。在会议中,领导讲话等重要文件是‘主要部分’,而主持会议的话是‘附件’,地位相对从属。具体来说,其从属性主要表现在两个方面:一是从形式上看,主持词的结构是由会议议程决定的,必须严格按照会议议程安排;二、从内容上看,主持词的内容是由会议内容决定的,不能脱离会议内容随意发挥。
(2)结构颠倒。普通公文一般是两头小中间大,也就是人们常说的‘鸡头-五花肉-豹尾’结构,主体部分在中间。但主字是两个大头一个小中间的哑铃状结构。正文开头介绍会议背景,结尾介绍会议总结和任务安排。中间部分比较轻,但只是简单介绍了会议议程,与普通公文的结构刚好相反。
(3)语言通俗。主持词的语言风格不同于会议报告、讲话或演讲,其语言风格应通俗、简洁、严谨。但由于会议的性质和主题不同,主持人话语的语言风格也有所不同。如果是传达上级会议的精神、方针、政策或严肃的工作安排,主持词的语言要平实、严肃、严谨。如果是庆祝会、庆典、表彰会,主持词的语言要欢快、向上、振奋。
二、会议主持人的要求
(1)开头很简单。一个好的开始,可以先有声音,先入为主,给人留下深刻印象。开幕会议的主要内容通常是介绍会议的内容,包括背景、主题、目的、意义、议程以及开好会议的要求。好的开场白,开门见山,一针见血;吸引观众,调动他们的情绪;新颖独特,充满灵感。
(2)连词是自然的。会议主持人发言必须组织好,保证会议议程严密、合理、重点突出、有序。在具体的写作过程中,各个环节必须衔接得当,自然流畅。因此,在选词造句尤其是连词时,要注意考究,尽量做到自然得体,串联灵活,尽量不要多次出现同一个词,尽量选择不同的词来表达同一个意思,力求达到条条大路通罗马的效果。
(3)结构合理。鉴于会议主持人的倒装句结构,会议主持人的写作应以开篇和结尾为主,中间简要介绍会议议程,可以省略。最后一部分是最重要的部分。这一部分要对整个会议进行总结,对如何贯彻会议精神提出要求和安排。注意语言的简洁明了,一个是一个,一个是两个,不做解释;要求要明确具体,不能含糊,更不能商量。要体现会议要求的严肃性、强制性和权威性。
(4)适当的地位。主持人的话语应该包含“身份”意识。如果主持人在与会者中有较高的社会地位或领导地位,那么主持人可以突出自上而下的基调,在总结、评价、提出要求的部分,可以重复或补充一些内容。如果主持人在与会者中的社会地位或领导地位等于或低于发言人,那么主持人的发言就要突出礼让和谦让,在提出要求的部分,就要把重点放在如何落实上,避免啰嗦或补充强调其他内容,避免转移话题,篡夺主持人的角色。
三、会议主持词写作中应把握的几个问题
要想写好会议发言稿,就必须紧密结合工作实际,加强学习,注重实践,积累写作经验,逐步完善这种独特的文件形式,努力提高会议发言稿的写作水平和质量。在具体的写作过程中,我们应该注重以下几个方面:
(一)明确议程,精心策划。在写演讲稿之前,一定要清楚地了解会议的背景和各项议程,并仔细分析各项议程中的‘哪个更重要’,然后确定议程的顺序。确定各项目的顺序没有固定的方法和规则,但要坚持有利于会议顺利进行、提高会议整体效果、合乎逻辑的原则。确定会议议程顺序后,要认真考虑开场白怎么写,怎么总结,怎么结尾,这些都是主持人发言不可或缺的部分,要潜心研究,精心策划。
(2)突出重点,统一认识。每次会议都有自己的主题,议程都是围绕会议主题安排的。因此,主持人还必须充分体现会议的主题。也就是说,安排什么议题,哪个议题先来,要体现会议的重点和中心,让大家统一思想,集中精力解决需要解决的问题。不要通过安排无关的议程分散大家的精力,影响会议主题的集中表达。
(3)简明扼要,干脆利落。主持人是主持人主持整个会议所使用的发言,是会议文件的组成部分。但是,把会议议程串在一起,只是一条红线。与会议的其他文件相比,会议的篇幅一般不会太长,否则可能有篡夺主持人角色的嫌疑。所以,写会议主持词,要简明扼要,干脆利落,切忌啰嗦、废话、罗嗦。
(4)足智多谋,勇于创新。会议主持词的写作没有固定的格式,不同内容的会议可以使用不同的语言和风格。比如一年一度的‘两会’等法定会议,在语言和风格上肯定与日常的临时会议不同;有的单位领导比别人拘谨,不善于口头表达,喜欢认真看稿子;有的单位领导口若悬河,有个谈天说地,喜欢即兴发挥,这就需要秘书灵活机动,根据不同情况采取不同的文笔。会议过程中出现一些突发问题,如一些讨论会议,可能因会议需要临时增加参会人员或讨论内容;有些会议,由于客观原因,参会人员没有及时到会,这就需要秘书在起草主持发言时,尽一切努力考虑所有可能的事情。与此同时,我们不应该被定型。要突出每个主持人的个性和特点,勇于创新,不墨守成规。
(5)前呼后应,上下连贯。围绕会议主题,主持人话语要充分体现为主题服务的思想。要通过上下贯通,有效统一大家的思想。
聚大家的力量,沿着主题的脉络去思考、去讨论。对会议收获要有具体事例加以说明,或引用经典发言。 对落实会议精神的要求,要具体明确到单位和个人,以收到良好的会议效果。会议主持词, 作为一种常见的公文文种,有其独特的篇章布局、语言风格、词语习惯等。广大秘书人员只有认清意义,把握特 点,明确要求, 才能提高自身撰写会议主持词的水平,更好地发挥会议主持词应有的作用。