兼职档案员真的不是个好工作!
一大早就到了,走到办公室门口。几个老人已经在办公室门口了。我做兼职档案管理员已经两年了。
现阶段,区、镇推动农民住房条件改善,国家、省、市出台政策,支持一部分农村建设历史悠久、有老旧破损危险、影响居住条件的住房困难群众,改善现有居住条件,在新农村社区建房,在城镇购房。
很多农民没有妥善保管好原始建筑材料,或者相关部门的相关证明没有完成,或者没有发放到位,导致前来查阅档案的人特别多。
当我看到老人拿着手提袋和便民袋时,我打开一些房屋产权证、居民身份证和他们的土地使用权证包裹在三层楼外。我总是习惯性地问,你是来转文件的吗?
因为是兼职,办公室的同事看到有人来查档案,一般人都会提示他“去宣传办公室找XXX”,然后告诉档案核对员去档案室。
由于历史原因,单位内仍有大量档案尚未形成电子档案,查阅十分不便。
有的档案有目录,有的没有目录,档案库房多次搬迁调整。一些文件丢失和损坏。这给文件搜索带来了极大的不便。
我接手档案工资很久了,也摸索出了一些门道:一是人们登记检查人员的姓名,核对内容,报分管领导审批;询问档案审查人,被搜查房屋的建造时间,业主及其邻居的姓名。
根据每个人的情况,被检查单位和房屋所在的村组从分批次管理的档案柜厨房转移过来;然后,在1995年以后,收集全镇的年度建筑档案,获得每年的数据;引导群众查档案,在隔壁打印室复印相关图表,到村建办签字盖章;收回原始文件并放回原处。
对于不能准确找到年份、人名、地名的,我会引导他们说出大概的信息,比如“大概建在某年的春或冬”,“张三在左邻,李四在右邻”等等。然后耐心跟着地图走,尽量为他们解决文件检查的问题。对于一些听力不好、记忆力不好、表达不清楚的老人来说,往往需要一个人讲话十几分钟。
有几年的资料,由于管理上的疏忽,没有完整的施工档案。在此期间,找不到所有建造房屋的人的相应信息。相关部门已经研究对策,帮助这些人尽快办理相应的产权证。
这部分群众查档案是必要的。我必须一遍又一遍地向来访者解释情况。一个上午接待了20多人,嗓子都哑了。
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