近年来，各企业的档案数量呈爆炸式增长，导致企业不得不花费更多的时间整理、租赁档案，并以更高的成本聘请专业人员进行管理。相比之下，企业档案外包可以有效解决传统档案管理中人力需求大、投资成本高、存储空间不足等诸多问题，推动档案管理更简单、更便捷、更科学、更严谨。然而，我国档案外包行业刚刚起步，档案外包公司的发展喜忧参半。因此，为了达到更好的档案外包管理效果，企业在选择外包机构时还应考虑以下问题：
一、资质和规模。
企业在选择外包公司与自己合作时，需要一定的标准和建立必要的门槛，以确保档案的安全。
首先要考察公司的资质。很多企业在选择档案外包公司时，只考察工商登记证、税务登记证等基本信息。稍微重视档案管理的企业会查看当地档案管理局的登记证。然而，这些远远不够。还需要关注承包商的内部管理机制，以及他们是否能够充分保证文件的物理安全和信息安全。
此外，从业人数、经营范围、仓库规模也是必检点，承包业务在经营范围内，仓库符合国家档案馆建筑设计标准和“十项注意事项”要求。
第二，管理和技术。
考察一家档案外包公司的管理水平，不仅要看公司是否有完善的管理制度，对管理人员是否有规范的培训，还要知道员工的纪律是否严肃，环境是否整洁，操作是否规范，安全是否有保障等。当仓库状况良好，管理制度得到有效执行时，这样的外包公司相对更让人放心。
随着科技的发展和应用，专业档案管理公司拥有自主研发的核心技术，从归档、包装、交接、消毒、装卸、检索到日常管理维护，每个环节都有具体的技术指标和规范要求。因此，企业在选择外包公司时，档案管理部门可能会要求外包公司提供相应的技术文件，重点介绍公司各个环节的具体实施方法。
值得一提的是，目前国内市场上先进的档案管理公司也利用科技搭建了无人仓库，仓库内采用了自动化立体货架箱型存放，不仅大大提升了档案存放的空间环境和安全性，而且仓库内采用了档案管理机器人系统，立体货架上的出入库档案都由机器人处理，避免了人为因素造成的档案损坏。
第三，沟通和权责。
很多企业在与档案外包中介签订合同时，没有明确业务可能涉及的服务价格，导致成本失控。在外包服务过程中，行为规范、双方的义务和责任、数据内容的保密性以及档案实体的保护要求等都没有明确规定。此外，合同往往遗漏了外部环境发生灾害时的应急措施、责任认定等相关条款，以及档案外包过程中发生的损失、损毁等赔偿条款。部分档案外包中介只向客户提供口头承诺，存在“档案不会丢失、损坏”的侥幸心理。然而，当此类事件严重发生时，中介机构根本无力赔偿，直接导致企业陷入纠纷和诉讼。所以在选择档案管理公司时，要慎重，明确双方的权利和责任。
四.案例和反馈。
在选择外包公司时，建议档案管理部门
众所周知，为了获得订单，外包公司通常会绞尽脑汁在宣传中塑造自己的良好形象，用言语夸大自己的工作成果。要想透过现象看本质，深入了解外包公司的真实情况，还必须倾听用户的真实感受。所以在选择外包之前，最好先联系一两家接受过公司加工服务的企业，听取他们的反馈信息，比如外包加工时双方沟通是否顺畅，用户方的合理化建议是否采纳，资金是否合理结算，售后服务是否到位等等。档案部门根据用户反馈等检查内容，对外包公司的服务质量进行综合评价，最终决定是否委托外包。
综上所述，企业在选择文件外包公司时，应该建立一定的标准和必要的门槛。档案管理外包不仅有利于企业自身的发展，也有利于档案外包公司的规范发展。相信随着相关法律法规的完善和行业的成熟，档案业务外包服务将在企业档案管理中发挥越来越重要的作用。
