最近以前的同事小张总是约我一起吃饭。每次吃完饭,她都会不可避免地吐槽,说公司同事之间合作太难了。一件简单的事情怎么能转给其他同事,会导致这么多问题。
我想负责提升自己,但因为不是领导,没人听。同事之间很难配合,导致项目延期完成,扣奖金。她很沮丧,感到无助。
事实上,即使你不是领导者,你也可以控制全局。问题的关键在于团队之间的合作。处理得当不仅能展现个人能力,还能促进升职加薪。
比如需要同事配合的时候,不能高调,必须以平等的身份提出自己想要的帮助。说话的语气不应该是命令,也不应该是要求,而应该是协商,要非常明确具体,便于同事操作和练习。
平等参与决策,联合解决问题合作,让同事都能受益,才有可能改变原有的方法,采用新的合作方式。
所以小张需要做的是完善团队协同工作的流程,让整个团队产生源源不断的内生动力,同事们积极配合,共同解决问题。
简单地说,小张并不需要研究如何解决问题,只需要研究改善解决问题的过程。
那么如何改进团队合作的过程呢?
谈判与沟通领域的专家罗杰费希尔,在 《横向领导力》 告诉我们,我们只需要五个步骤:目标、思考、规划、激励和反馈,就可以帮助我们改进团队工作流程,提升团队协作效率。
让我们详细看看这五个步骤。
第1步:根据实际情况制定良好的目标
《圣经箴言》有一朵云:“没有渴望,人就会死。”没有目标,人就会变得懒惰,得过且过,最终会被社会淘汰,由此可见目标的重要性。
我们在制定目标的时候,要明确划分短期、中期和长期的目标,这些目标要处于一层一层的递进关系中,这样我们每个阶段的努力才能相加,才能发挥作用。
比如小张的团队在做项目的时候,要召开项目会议,鼓励大家发表意见,共同对项目目标做出决策,这样大家对项目目标就会有一个非常清晰的认识,严格按照目标去做,基本上就不会出现项目延期的情况。
最好的目标不是你会在未来的某个时期努力、高效、快乐地工作,而是你会在未来的某个时间取得一些可以衡量的结果。
第2步:利用辅助工具思考,接着从数据、分析、方向、行动4方面着手解决团队问题
Roger Fisher以饼状图的形式向我们介绍了助手工具,可以了解团队合作的整个思维过程。比如小张想要改变团队合作的流程,他首先需要做的就是收集数据,列出目标清单,根据清单找到制定决策目标所需的信息,不添加任何个人意见。
其次要对收集到的数据进行分析,注意区分两种不同的“原因”:不能改变的和可以改变的,然后用“推演阶梯”进行验证。
简单的说,“推演阶梯”就是根据分析寻找数据支撑,验证结论的过程。
ong>然后小张就要对分析的结论提供方向策略,然后和同事们一起评估这个策略是否可行,再慎重做出决定。
一旦有了定论,紧接着就要列出下一步的行动计划,这个计划要是一组非常清晰的步骤,谁来做,怎么做,过程中不能产生任何疑问,保证大家都能朝着预期进行。
如果小张能按照上面的方法组织会议,让大家都参与其中,共同做决策,那么就会在不知不觉中改变团队协作的流程,大家也会对小张刮目相看。
没用对方法,即使花了大力气,也是吃力不讨好,方法远比努力重要。
第3步:把思考与行动相结合运用到团队实践中
工作中,无论我们思考的多么有条理,方向多么的明确,当运用到团队实践中,总是会出现各种各样的问题,因为总有一些因素是我们无法预知的,因此,我们需要用行动对思考进行检测。
比如:工作中,要多考虑风险问题,及时进行总结,接纳新的信息,把精力投入到最有效率的地方,而不是收效甚微的地方。
第4步:适时的激励,让团队成员配合的更默契
一个团队,在合作的过程中,出现了一些问题,每个人都低头玩手机,或把目光移向别处,不想给自己揽活,只想划水(混日子),问题没人解决,项目就会出现停滞状态。
其实,越是在这个时候,越不能当鸵鸟,要勇敢的站出来,承担更多的责任,才有机会发挥出自己的才能。
在负责的过程中,特别要注意的是:充分尊重同事的意愿,调动同事的积极性。让每个人都能自主发表意见,参与决策,这样就会形成一种使命感,从而大家配合的更默契。
换句话说,打工赚钱,工作上就容易划水,自己干活,工作就会认真努力,而激励就是调动团队的主动性,让成员有一种为自己工作的感觉,这样团队成员配合的才更加默契。
第5步:及时有效反馈,大幅提升工作质量
前段时间,我因为做一个报表,忙的不可开交,但结果还总是出错,幸亏张姐及时告诉我,应该用报表工具,处理起来更快,准确度更高,帮了我很大的忙,我当即表示非常感谢,张姐也非常开心。
张姐告诉我报表工具是一种反馈,我表示感谢也是一种反馈,在不同的场合,及时有效的反馈至关重要,因此我们至少应该掌握三种不同类型的反馈。
“感谢”是把你对他人努力工作的感激和赞许之情表达出来。这是一种情感上的表达,目的是满足对方情感上的需要。 “建议”(或“指导”)是指出你认为对方的哪些具体行为应该坚持,哪些应该改变。此时你的关注点是评价工作而不是评价人 “评估”是根据一组明确或默认的标准以及其他人的表现对对方的表现作出评价。
当我们努力想改善团队共同工作的流程时,必须牢记上面的5个步骤,但是,我们在做的过程中可能会激怒同事,也可能犯错误,面对失败,我们也很容易认为这是一项无法完成的任务。
这个时候,我们不应该气馁,反而应该总结经验,吸取教训,对我们的行为进行仔细分析,看一看是哪里出了问题。
然后作出一些调整再次努力,通过实践和总结,我们的努力也会越来越有成效,脱颖而出,实现升职加薪。
