投资促进会通常在国(境)外举办，旨在通过投资促进会吸引世界各地的跨国公司和大财团来华投资。因此，在国(境)外召开的投资会议具有时间长、空间跨度大、语言差异大的特点。一场成功的招商大会，与主办方在大会筹备阶段、召开阶段以及会后后续阶段的大量细致、复杂、艰辛的工作息息相关。舞台上的一出戏，一千天。第一步是会议的筹备阶段。
招商会议筹划方案作为会议组织的纲要
主要围绕如下三个环节进行：
策划方案1
1确定会议目的、名称、规模
由于其独特的个性，无论如何举办，招商会的目的都是为了吸引投资。为此，投资促进机构根据各种信息、跨国公司和大财团的投资趋势，以及世界经济发展趋势和各国输出的外资流向，分析选择将召开投资促进会的国家，再根据邀请客商数量等因素确定投资促进会的形式和规模。
策划方案2
2确定会议时间、会场，邀请客商
在确定招商会时间时，除了会前准备时间外，还要考虑会议地点的准备、我司人员出入境手续的办理、国(境)外嘉宾的邀请、当地合作机构与新闻机构的联系等。
与会议时间相关的会议时间要按照紧凑、连续的原则安排，并制定详细的日程安排。既要严格控制会议时间，力求高效，也要合理安排招商会时间，让主办方有足够的时间介绍情况，让参会客商有足够的时间提问、洽谈、洽谈投资，达到预期目的。
招商会地点(即会场)的选择应根据会议目的和规模以及对外合作机构的协助情况确定。通常情况下，座位比参加会议的人数多一点比较好。如果场地太小太拥挤，会影响场地秩序；如果会场过大，会显得稀疏，冲淡会议气氛，两者都会影响会议效果。
同时，在确定会议的时间、持续时间和地点时，也要综合考虑三个因素：人的心理素质、人体生理活动和周围环境的影响。会议一般安排在上午8:00-11:00，下午23:336:030-5:00，地点应选在金融、商务活动集中、交通便利、停车方便的区域。
与会者应围绕本次投资促进会议的目的确定。除了我们的相关领导和商家，受邀的商家还应包括当地政府官员、商界知名人士、相关财团、公司或商业组织负责人及其代表、记者、协办单位相关人员，并邀请中国驻外使领馆参加会议。
策
划方案3
3．编制会议费用预算
通过编制会议费用预算，对于所需的总费用有一个大致的估算，并可有计划地分配会议的各项费用，防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等，要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。
筹划方案形成并取得主管领导批准后，下一步工作是尽快形成强有力的招商会务班子，以便形成具体细致的工作方案，分工协作予以实施。
会务工作小组
会务工作小组的职责，主要是为会议提供会员服务，负责策划、制订和落实方案，起到上传下达的枢纽作用。包括确定开会时间、地点、中心内容、人员，联络国(境)外合作单位，邀请客商和与会宾客及相关机构，组织和编制会务资料、招商项目资料，宣传签约项目，组织安排我方人员的出入境、行程、食宿、会场布置、会议主持、来宾主持、新闻发布等多项工作。
会务工作小组的组建，应由主管、带队领导负责统筹安排，并以有相关经验的人员负责常务工作，配置大会现场译员，通过详细分工，明确职责范围和工作标准，保证各成员富有成效地开展工作。
会议的主持人，作为会议的灵魂人物，必须在会议召开过程中，起到"起""承""转""合"的作用，因而必须对招商业务有足够的了解，具有较强的语言表达能力、思辨能力、组织驾驭能力以及良好的修养和礼仪知识，故通常应由招商部门负责人或骨干，或由公关部门素质较高的专门人员担任。在选择会议接待人员时，要求仪表端庄，善于交际，并应根据会议所在地的具体情况对外语的语种、熟练程度提出一定的要求，同时需加强以下四个方面的训练:
(1)有关会议中心内容、展示内容的基本专业知识。
(2)公关方面的常识，接待和礼仪方面的训练。
(3)会议当地风俗习惯和概况的了解。
(4)各自的职责和对种种可能发生的突发性事件的处理程序和准则等。
宣传、推广
为便会议达到最佳效果，取得圆满成功，应针对会议对象的不同特点，通过不同的传播媒体做广泛宣传和推广。
1．传播媒体的选择
考虑到招商会议面对的对象主要是当地政要、工商企业界人士、新闻界人士，层次较高，招商信息较为专业化，同时又具有较强的时效性，故选择对当地工商实业界有影响力的报纸作为传播媒体较为理想。同时，可在招商会议举办的前几天，在当地收听及收视率较高的电台、电视台进行广告宣传，加强轰动效应。
2．招商会议宣传稿的利发
通过选定的传播媒体利发会议的宣传稿，通常以开会日期前两星期左右为宜，以便与会者从容做好日程安排及材料的准备。同时在会议召开前一天，在报刊登载本次活动的专访新闻，加强宣传效果。
会议宣传稿的内容，除对本地区及本次会议作简略介绍外，一般还应在相关范围内发出会议邀请并附回执，说明联系电话、联系人等。
邀请函
为保证重点、表达诚意，达到既定目标，还应有目的、有选择地向有关单位或人士发出邀请函。
(1)向当地政要、民间知名人士发出邀请函。
(2)向当地工商实业界领袖、各商会组织负责人士发出邀请函。
(3)向当地有关企业负责人或投资筹划人发出邀请函。
(4)向当地有影响力的报刊、电台、电视台记者发出邀请函。
(5)向本国驻当地使、领馆大使、领事或商务参赞发出邀请函。
邀请函的发出，可利用传真或邮寄的方式，必要时可随函附上宣传介绍材料和招商项目简介。
准备会议资料
1.体现会议议题的主要文件
包括领导的重要发言，招商项目目录，统计资料，新闻发布稿等。
2.为议题服务的辅助材科
包括开幕词，闭幕词，有关方面贺电稿，已投资设厂的外商经验交流资料等。
3．与会务工作相关的附件资料
包括大会议程表，会议工作领导小组名单，主席台人员名单，宾客名单，宾客席座位安排名单，当地及所在国工商业概况资料，会议接待安排，会场布置方案，入场凭证，会议须知等。
准备招商资料
招商项目资料可在上年度资料的基础上，经过重新核准挑选，加上当年新增项目，结合各招商单位上报的资料，予以汇编付印。
招商宣传资料包括宣传和介绍本地区政策、法规、条例、投资环境、投资程序的宣传册子、幻灯片、投影片、录像带、光碟等。如有条件，可配备手提电脑，将有关资料储存进去，供随时查阅。
准备签约项目
为扩大招商会议的新闻和广告效应，可把近期较成熟的项目安排在会上签署，要事先做好充分的准备工作:
(1)抓好各单位签约项目的上报汇总工作。
(2)准备好需签署的合同、协议及有关文件。
(3)安排好签约项目顺序，落实各方签约人。
与当地商性组织联系合作
考虑到在当地联络、宣传，选择会场，准备视听设备，安排食宿和活动的方便，应加强与当地商性组织的联系，包括我国驻外机构、企业、当地商会、经济文化交流协会、贸易促进会、基金会、咨询顾问公司等组织，并选择其中一方为会务主要合作方。
与当地新闻界联系
新闻界的源源不断的信息经过处理迅速输送给社会成员，在日积月累中形成了公众对它的依赖性，成为影响社会舆论的权威性机构。在招商会议召开之前，应加强与当地新闻界的联系，充分利用新闻界来大力宣传本地区的建设成就，提高知名度和影响力，引起公众对会议的热心关注。
由于招商会议的议题和内容较为专业化，为配合记者新闻稿的撰写，应在寄发会议邀请函的同时，附上宣传资料及会议中心内容简介、背景材料、图片等。并应准备好会议当天派发的新闻发布稿等。
布置会场，准备视听设备
会务工作小组应在当地合作机构的大力协助下，组织好会场的布置工作，包括展牌的布置，主席台、宾客席、接待处、签约席的布置，横幅、照明、空调、录音辅助器材、视听设备、电话、传真机等设施的设置和测试。对附设酒会的场合，还需做好饮品、点心的准备、订购工作。会场接待处的两旁，应预留宾客送来花篮的摆放空间。
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