项目的启动阶段主要是定义新的项目或新的项目阶段,并授权项目或阶段的启动。
这一阶段的主要目标是:
确定项目价值、主要目标和项目主体范围。确定项目的利益相关者并协调他们的期望。如果没有项目经理,需要任命一个项目经理。最终产生各方认可的项目章程,召开项目启动会,项目正式开始。
主要工作是:
*确定相关方。
*制定项目章程。
*召开项目启动会议。
#项目开工前的准备工作
项目启动时需要准备的材料,如项目合同、SOW、相关决策文件等。如果是外部项目,还包括招投标等等。
*初步决策,包括可行性分析、主要目标、指标等。通过需求评估、业务演示和效益分析做出决策。
* SOW,项目工作说明书,如果是外部项目,发起方可以发布初始版本,实施方会了解整理双方认可的版本。
*如果是外部项目,以及售前招标等工作,售前需要收集客户方的所有信息并进行初步分析评估(成本、问题和风险),首先在内部召开内部动员会,确定团队的初始成员,进行招标、投标和投标等。
*相关协议文件,如意向书、备忘录或合同等。
准备工作可由项目发起人、项目管理办公室等完成。也可以由项目经理完成。
#确定相关方
找到利益相关者,了解他们的期望以及他们对项目的影响,是项目经理为了项目的成败需要做的一件重要事情。
基本上有几类关联方,比如出资方、需求方、第三方、直接上级等等。通过收集他们的权力、利益、影响和角色等多维信息,识别并确认他们各自的期望及其对项目的影响。根据权力由低到高和利益相关性,将关联方分为监督类、满意类、随时告知类和重点管理类。
识别关联方的结果登记在关联方登记册中。
#制定项目章程
使用项目章程记录项目的初步范围和总体目标,以及初步的相关资源和限制。一旦项目章程获得批准,项目将正式成立。
经过项目发起人、项目经理(如事先指定)或项目管理办公室等参与者的收集、分析和讨论,将确定项目章程,重点是几个内容:
*项目的价值:项目和相关方的要求和期望,预期收益或ROI(投资回报)。
*项目目标:项目最终成果的要求和规定,以及目标和理由,是分层次、分阶段、分对象确定的。目标应该有SMART原则。
*一般里程碑和进度,以便相关方了解项目的开始和结束时间、一般阶段以及何时和做什么。
*预算。
*项目经理的权限、组织结构(可能包括客户或投资者)。
项目的成员和职责在此阶段得到确认。如果成员未知,至少角色和职责已经确定。这与关联方的认定有关。
#召开启动会议
启动会议的目的是通知相关方该项目已经启动。它的价值在于:
*通知,让所有相关方了解项目的背景、过程和规划,所以尽量让所有有较大影响力的相关方参加本次会议。
*宣誓增加相关方和项目组的决心和信心。
*培训,重点是规划、目标、管理方法和工作方法,让参与者知道自己在做什么和怎么做。
项目组的成立可能需要提前进行,这样可以保证动员会前的统一认识,增加对项目相关信息的了解,让成员看到项目的价值,增加信心。
